Внедрение системы документооборота ИЛИКОМ

Внедрение СЭД на Битрикс24 | Презентация этапов

Внедрение системы документооборота Битрикс24 | коробочная версия

Сеть АЗС · ~20 пользователей · от входящего документа до архива

Цель: построить управляемый маршрут документа: регистрация → согласование → подписание → архив (цифра + физика).

✅ Прозрачные статусы · Один ответственный · Контроль версий · Автоматические уведомления

3 этапа · от 3 до 6 недель

🧰 Этап 0. Подготовка инфраструктуры 3–5 дней

Установка коробки, пользователи, базовые роли

✅ Установка Битрикс24 на сервер клиента (удалённо)
✅ Создание 20 пользователей, настройка прав по ролям
✅ Базовая настройка справочников (типы документов, списки согласующих)
✅ Роли: инициатор, ответственный, согласующий, наблюдатель, архивариус

⚠️ Что требует клиент:
• Сервер (Linux/Windows, PHP, MySQL/PostgreSQL)
• Доступ по SSH/RDP
• Лицензия Битрикс24 (коробка) приобретается отдельно

РЕЗУЛЬТАТ Рабочий портал, пользователи заведены, готово к настройке процессов

⚙️ Этап 1. Базовый документооборот (MVP) 15–20 дней

Без AI, без автоматического импорта из СБИС/почты — но уже полноценное согласование и архив

✅ Карточка документа (тип, контрагент, ответственный, версии, файлы)
✅ Статусная модель (Новый → На согласовании → Согласован → Подписан → В архиве → Закрыт)
✅ Бизнес-процессы: последовательные, параллельные, комбинированные маршруты
✅ Уведомления (почта, @упоминания в Битрикс, Telegram)
✅ Журнал действий, фильтры, отчёт «где завис документ»
✅ Архивация: автоматическая выгрузка финала / кнопкой + поля для физического архива (шкаф/полка/коробка)
✅ Выбор политики хранения: только финал или все версии
✅ Обучение 20 пользователей (дистанционно, запись)

❌ Автосоздание карточек из почты
❌ Автоматическая загрузка из СБИС
❌ OCR / распознавание сканов
❌ AI-классификация и предложение маршрута
❌ Поиск по содержимому документов

🟢 Главный результат: Прозрачное согласование, контроль версий, финал в архиве. Клиент получает работающую систему через 3–4 недели.

📬 Этап 2. Автоматизация входящих каналов +5–10 дней (опционально)

Почта + СБИС (ЭДО) — импорт документов без ручной загрузки

✅ Автосоздание карточек из входящих писем (по правилам)
✅ Интеграция с СБИС через готовое приложение «ЭДО24»
✅ Автоматический импорт входящих документов (4 раза в сутки / по требованию)
✅ Обновление статусов из ЭДО

💰 Условия:
• Требуется подписка «Битрикс24 Маркетплейс» (от 42–70 тыс. ₽/год)
• Приложение ЭДО24 — тариф зависит от кол-ва документов
• Настройка правил почты — штатный функционал

КОМУ НУЖНО Если объём входящих документов > 150–200 в месяц, автоматизация окупается за счёт экономии рутины.

🤖 Этап 3. AI-агент (OCR + классификация + поиск) +7–10 дней (опционально)

Умная обработка документов: от скана до предложения маршрута

✅ OCR — распознавание сканов и извлечение текста
✅ Классификация (тип, приоритет, срочность, риск)
✅ Триггер-слова: штраф, иск, расторжение, взыскание → эскалация
✅ Предложение ответственного и маршрута на основе текста
✅ Поиск по содержанию документов (по OCR-тексту)

❌ Юридически значимые решения без человека
❌ Автоотправка документов без подтверждения
❌ Замена архива или юриста

🔹 Архитектура: внешний REST-микросервис (локальная модель или OpenAI).
🔹 Помогает, но не заменяет сотрудника.

📊 Что входит в каждый этап

Сводная матрица возможностей

Функция	Этап 1 (MVP)	Этап 2 (+почта/СБИС)	Этап 3 (+AI)
Карточка, статусы, БП	✅	✅	✅
Уведомления (почта, ТГ, Битрикс)	✅	✅	✅
Архив (финал + физические поля)	✅	✅	✅
Ручная загрузка из СБИС	✅	✅	✅
Автосоздание из почты	❌	✅	✅
Автоимпорт из СБИС	❌	✅	✅
OCR / распознавание	❌	❌	✅
AI-классификация, маршрут	❌	❌	✅
Поиск по содержанию документов	❌	❌	✅

🎯 Рекомендация: старт с Этапа 1

За 3–4 недели клиент получает работающее согласование и архив. Автоматизация каналов (Этап 2) и AI (Этап 3) — подключаются позже, когда появятся реальные объёмы и потребность.

📌 Никакого оверинжиниринга — только управляемый цифровой маршрут документа